Heute stellen wir aus der Produktlinie Professional die elektronische Akte für Rechtsanwälte vor.

Grundgedanke unserer elektronischen Akte für Rechtsanwälte ist, dem Rechtsanwalt die Möglichkeit einzuräumen, die Akte mit dem Mandanten zu teilen. Das spart zum einen Arbeit, erhöht zum anderen den Service des Rechtsanwalts für den Mandanten.
Die Vorteile der elektronischen Akte
Folgende Vorteile sollen kurz aufgezählt werden:
- Es gibt nur noch einen Ort, an dem die Dokumente aufbewahrt sind; jeder weiß wie zeitraubend und auch anstrengend es ist, mehrere Ausfertigungen der selben Dokumentation zu bearbeiten oder abzulegen.
- Die geteilte elektronische Akte ist einheitlich. Die Dokumentationskongruenz erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Rechtsanwalt und Mandant.
- Die elektronische Akte wird über ein Videokonferenzsystem (Quickmeet) unterstützt. Anwalt und Mandant können über die Funktion Bildschirm teilen die Akte gemeinsam studieren, ohne sich physisch treffen zu müssen.
- Der Rechtsanwalt / die Rechtsanwältin kann die gemeinsame elektronische Akte steuern. Er kann Bereiche schaffen, in denen der Mandant nur einen Ansicht auf die Akte hat, Bereiche, in denen der Mandant mitarbeiten kann und Bereiche schaffen, auf die der Mandant keinen Zugriff hat.
- Der Mandant kann die Entwürfe direkt in der ihm zur Mitarbeit zugänglich gemachten Bereich der Akte kommentieren. Die gesamte Dokumentation bleibt so an einem Ort konzentriert und man muss nicht mehr E-Mails filen oder ständig in verschiedenen Medien / Datenträgern Informationen löschen.
- Die Historie und der Stand der Akte kann in einem Mandatsprotokoll und/oder einer Checkliste gepflegt werden.
- Für den Mandanten ist die geteilte elektronische Akte ein Service. Der Mandant braucht sich nicht mehr selbst um die Ablage der Akte zu kümmern. Er hat alles an einem Ort und kann jederzeit den Status einsehen. Das spart dem Mandanten Zeit, aber auch dem Anwalt, erübrigen sich doch sinnlose Statusfragen oder die Suche in verschiedenen Akten, bis beide auf dem gleichen Stand sind.
Bestandteile der elektronischen Akte
Die elektronischen Akte besteht aus einem Muster für die Mandatsstruktur und einem Muster für die Mandatsdokumentation. Die Titel dieser beiden Bausteine in unserer Vorlagenbibliothek sind Rechtsanwalt 001 – Mandatsakte und Rechtsanwalt 002 – Mandatsdokumentation. Beide Muster kannst Du in deinem Projektraum für deine Virtuelle Kanzlei hochladen und zusammenfügen. Unser Bauplan erklärt dir, wie das geht (E-Mail an support@worklean.com, dann bekommst Du ihn).
Anschließend kannst Du die elektronische Musterakte bearbeiten und sie dann als deine Musterakte speichern. Diese kannst Du als deine Vorlage in deinem Arbeitsraum ablegen und immer abrufen, wenn du ein neues Mandat ablegst.
Außerdem kannst Du individuell weitere Vorlagen anlegen, um die elektronische Akte maßgeschneidert für die Bedürfnisse deiner Mandanten zu führen.
Die Mandatsverwaltung
Weiter haben wir ein Muster für die Mandatsverwaltung (Rechtsanwalt 003 – Mandatsverwaltung) vorbereitet, mit einer Checkliste, Geldwäschevorprüfung und weiteren Bereichen, die für die Mandatssteuerung relevant sind. Dazu gibt es ein Dokument mit umfangreichen Hinweisen zum Abschluss eines Mandates und den Pflichten des Anwalts im Rahmen der Mandate. Auch dieses Muster kannst du beliebig bearbeiten, ergänzen und daraus deine Vorlage für deine Mandatsverwaltung erstellen und pflegen. Du kannst natürlich auch darauf verzichten, die Mandatsverwaltung bei uns einzurichten und stattdessen weiter bei deiner aktuellen Software bleiben.
Geldwäscheprävention
Der letzte vorbereitete Bereich betrifft die Geldwäscheprüfung. Wir haben ein Muster mit Prüfungsbögen und einer Checkliste (Rechtsanwalt 004 – Geldwäscheprävention) vorbereitet. Dieses solltest du immer dann heranziehen, wenn du Verpflichteter i.S.d. § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Geldwäschegesetzes bist. Auch dieses Muster kannst Du natürlich bearbeiten und als dein eigenes Muster in deinem Arbeitsraum abspeichern und bei Bedarf heranziehen.
Wir garantieren dir, dass mit unseren Vorlagen die Erfüllung deiner anwaltlichen Pflichten viel leichter von der Hand geht und nicht mehr als lästig empfunden wird. Das schafft dir ein gutes Gefühl, bei jedem Mandat gewissenhaft geprüft zu haben, dass es im Einklang mit deinen standesrechtlichen und gesetzlichen Pflichten ist.
Sehr flexibel – Einfach skalieren
Unsere Lösung liegt in der Cloud (Hosting in Deutschland). Nichts muss installiert werden.
Du kannst sie für die kleinen oder für die ganz großen Mandate einsetzen. Du kannst sie für ausgesuchte Mandate oder für alles einsetzen. Egal, für welche Variante Du dich entscheidest, für dich ist das nicht mit Mehraufwand verbunden.
Unsere elektronische Akte ist sehr intuitiv und Du kannst sofort starten. Falls Du eine elektronische Akte nach unserem Bauplan einrichten willst, kannst Du gerne danach fragen (bitte E-Mail an support@worklean.com schicken). Du kannst auch nach einem Vorführungstermin fragen. Das ist unverbindlich und kostenlos.
Wir haben aktuell vier Vorlagen für Rechtsanwälte. Du kannst ganz einfach weitere Vorlagen erstellen, sei es im Arbeitsrecht, Familienrecht, Erbrecht, Gesellschaftsrecht, M&A, Litigation, öffentliches Recht. Du hast den selben potenten Vorlagenmanager in deinem Arbeitsbereich wie Worklean. Mehrere Ordner und Dokumente sowie unsere speziell entwickelten Checklisten können in einer Vorlage gebündelt werden und auf Knopfdruck kann sie von jedem Mitarbeiter verwendet werden (jeder Mitarbeiter in deinem Arbeitsbereich hat Zugriff auf die Vorlagen).
Sichere Lösung
Unsere kollaborative Software in der Cloud weist folgende Sicherheitsmerkmale aus:
- Sichere und private Datenumgebung (Hosting in Deutschland – eigener Server)
- Starke Verschlüsselung
- Kontinuierliche Kontrolle
- Strenge Zugriffskontrollen
- Regelmäßige Datensicherungen
- Privatsphäre und Datenschutzverpflichtung – Worklean respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich, Ihre persönlichen Daten zu schützen. Wir halten uns strikt an die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) und andere relevante Vorschriften.