Rückblick auf Teil 1
Ablage wird nicht beigebracht
Im ersten Teil haben wir erfahren, dass nur die wenigsten von uns gut in der Ablage sind. Das hängt damit zusammen, dass wir es nirgends beigebracht bekommen und man dieses Thema für sich entdecken muss. Als Thema scheint es aber für die meisten nicht besonders interessant zu sein.
Dabei ist die Ablage so wichtig, wie das Verdauen eines guten Essens.
Intuitive Ablage nach Lebensbereichen
Als Idee für eine intuitiv nachvollziehbare Ablage, die zu guten Ergebnissen führt, haben wir die Ablage nach Lebensbereichen angeregt. Unsere Liste von Lebensbereichen sieht wie folgt aus:
- Status
- Gesundheit
- Wohnen
- Arbeit, Ausbildung, Schule, Kindergarten
- Mobilität
- Finanzen
- Verträge mit Dritten
- Freunde, Hobbies, Urlaub
- Laufende Angelegenheiten
Regeln zur Ablage
Worklean verfügt über ein geleitetes Projekt (Vorlage) Privates. Es dient der Ablage der privaten Angelegenheiten. Die Vorlage besteht aus neun Ordnern, mit den vorstehenden Bezeichnungen (1. Status, 2. Gesundheit, 3. Wohnen, etc.)
Zu jedem Ordner sind in der Annotation eine Vielzahl von Begriffen aufgeführt, die Dokumente benennen, die dem jeweiligen Ordner zugeordnet werden können. Das unterstützt den Nutzer bei der Ablage.
Wir wollen nachstehend ein paar Regeln vorstellen, die man bei der Ablage nach diesem System beachten soll:
- Verwende möglichst wenig Ordner für die Ablage.
- Füge zusätzliche Ordner nur ein, wenn es angemessen ist, um die Dokumentation übersichtlich zu halten.
- Lege die Reihenfolge der Ordner fest und verändere sie nach Möglichkeit nicht (001, 002, 003). Das gilt auch für die Unterordner zu einem Ordner.
- Lege die Reihenfolge der Dokumente fest und verändere sie nach Möglichkeit nicht (001, 002, 003).
- Verbinde zusammengehörige Dokumente durch geeignete Ordnungsnummern miteinander (001, 001a, 001b oder 100, 101, 102, 200, 201, 202).
- Gib dem Dokument einen Titel, der als Überschrift für das Dokument geeignet wäre und füge das Datum des Dokuments bei (z.B.: Brief an Müller vom 20.06.2024).
- Vermerke Metainformation und den Kontext zu den Dokumenten oder den Ordnern in der Annotation zu den Dokumenten (z.B. Absender des Briefes, Empfänger, Grund des Schreibens, ggf. Fristen, Ablaufdaten, wann ein Dokument zu löschen ist, etc.).
- In der Regel bietet sich eine chronologische Ablage der Dokumentation an (aufgrund der aufsteigenden Ordnungszahlen sind ältere Dokumente oben und neuere weiter unten, sofern nicht die alphabetische Sortierung umgekehrt wird).
- Sortiere Dokumentation, die nicht mehr aktuell ist, aus und lagere sie ggf. gesondert (entweder im selben Ordner etwa durch die Vorstellung des Wortes Veraltet oder in einem separaten Unterordner – archivierte Information).
- Sortiere die Dokumentation aus laufenden Projekten in deine Ablage erst, wenn das Projekt erledigt ist und aufgelöst wird.
- Pflege laufende Dokumentation mindestens einmal wöchentlich, jeweils zu einer festen Zeit, in die Ablage ein.
- Lege bei Familienmitgliedern für jedes Familienmitglied einen eigenen Unterordner zu jedem Lebensbereich an (sobald Dokumentation vorhanden ist).
- Vermeide nach Möglichkeit die mehrfache Ablage von Dokumentation. Verweise in der Annotation eines Dokuments auf die Existenz der anderen Dokumente sind vorzugswürdig.
- Lege jedes Dokument elektronisch ab, auch physische Dokumente, selbst wenn sie das maßgebliche Original sind.
- Das Ordnungssystem für physische Dokumente folgt dem Ordnungssystem für elektronische Dokumente.
Merkblatt mit den Regeln
Die Regeln zu der Ablage haben wir in dem geleiteten Projekt Privates als Dokumten zusätzlich zu den Ordnern abgelegt. So hast Du die Regeln zur Ablage immer zur Hand, wenn du dich mit der Ablage beschäftigst.
Wenn Du möchtest, drucke das Merkblatt aus, laminiere es und lege es auf Schreibtisch. Dann hast du immer die Regeln präsent, wenn du dich um deine Ablage kümmerst.
Mit der Zeit werden sich gewisse Automatismen einstellen und die Ablage wird dir leichter von der Hand gehen, auch ohne Blick auf das Merkblatt..
