Die Ablage ist die Verdauung der Information
Hast Du schon mal über die richtige Ablage für deine privaten Angelegenheiten nachgedacht? Wenn ja, herzlichen Glückwunsch! Hast du das auch für dich umgesetzt? Wenn ja, bist du ein besonders seltenes Exemplar, stehst sozusagen unter Artenschutz.
Für alle anderen, welche diese seltenen Exemplare bewundern, lohnt es sich, auch mal über das Thema Ablage nachzudenken. Denn die Ablage muss nicht unbedingt lästig oder gar bedrohlich sein. Im Gegenteil, mit einer guten Ablage hat man Rückenwind im Leben. Das sollte genug Ansporn für eine gute Ablage sein. Auch diejenigen, die eine regelmäßige Ablage pflegen, sind eingeladen, weiter über die Ablage nachzudenken.
1. Wie werden wir an das Thema Ablage im Leben herangeführt?
Kennt jemand von Euch das Fach Ablage in der Schule oder an der Uni? Es wäre für mich eine Überraschung, wenn das jemand bejahen könnte.
In der Arbeit werden Ablagesysteme gepflegt. Da sind wir dann mit Ablage beschäftigt. Ansonsten ist Ablage etwas, dass Du im Laufe des Lebens überwiegend im Wege des „Selbstunterrichts“ lernst.
a) Hänschen und Lieschen üben Ablage ein bisschen
Geübt wird die Ablage allenfalls im Kindergarten und der Grundschule für physische Dokumentation. So lernt man mit Eltern, Betreuern und Lehrern die Ablage von Bildern oder nach Fächern von Heften und Büchern.
Ab der weiterführenden Schule ist die Ablage eigentlich nur noch deine Sache.
Später kommen Hobbies dazu. Du sammelst und tauscht Artikel, Bilder. Auch hier geht es überwiegend um physische Ablage, teilweise aber auch schon um digitale Ablage.
b) Hans und Lisa müssen Ablage dann plötzlich können
Als heranwachsender Jugendlicher und Volljähriger musst Du dich um erste Verträge und Mitgliedschaften kümmern. Du bist verantwortlich für Abschluss, Durchführung und Ablage. Zu nennen sind hier Monatsticket, Handyvertrag, Mietvertrag, Ausbildungsvertrag, Arbeitsverträge, Kaufverträge, die Krankenversicherung und private Versicherungen.
Jetzt stellt sich die Frage, ob du in der Lage bist, deine Dokumentation in eine brauchbare, dauerhafte Ordnung zu bringen, Überholtes auszusortieren und Neues nachzusortieren. Kannst Du sinnvoll damit umgehen, dass bisweilen Dokumentation physisch, digital oder physisch und digital verfügbar ist?
c) Die Ablage wächst weiter
Es kommen Behördengänge dazu, wie Meldung beim Einwohnermeldeamt, Verlängerung eines Ausweises, Erteilung der Fahrerlaubnis. Ausweise müssen im Original aufbewahrt werden und zusätzlich sollte man sie als digitale Kopien machen, um den Nachweis für den Fall des Verlustes führen zu können.
Schließlich bildest Du Vermögen und kümmerst dich um deine Vorsorge. Dafür hast Du digitale Dokumente und physische Dokumente und auch Konten, in denen digitale Vermögenswerte verbucht sind und Policen (ggf. in digitaler Form). Du musst dir überlegen, wie du die Dokumentation aber auch die Zugangsdaten ablegst, damit du darauf zugreifen kannst, wenn du es brauchst. Dafür gibt es Passwortmanager aber bestimmte wichtige Zugänge willst du vielleicht auch sicherheitshalber in einem Ablagesystem aufbewahren.
Dann kommt Familie dazu, Ehepartner, Lebenspartner, Kinder. Auch hier müssen Dokumente aufbewahrt werden, teilweise gemeinsame Dokumente, wie für Urlaubsreisen, teilweise auch für die anderen Familienmitglieder. Gleichzeitig sollen auch andere Zugriff auf die Dokumente haben.
d) Wer der Ablage Zeit widmet, kommt zu brauchbaren Lösungen
Wenn Du die Relevanz einer guten Ablage erkannt hast, wirst Du dich dem Thema immer mit der nötigen Aufmerksamkeit gewidmet haben und ein gutes Ablagesystem für digitale Kopien, Originale und Vermögensgegenstände, Zugänge, Schlüssel, etc. finden. Das gilt auch dann, wenn du das anfänglich vernachlässigt hast. Wer seine Dokumentation immer sinnvoll ablegt, wird organisch wachsend zu einem Ablagesystem kommen, in dem er seine Unterlagen findet.
2. Ablage nach Lebensbereichen
Für all diejenigen unter uns, die sich mit dem Thema Ablage nie so richtig anfreunden konnten wollen wir einen Vorschlag für eine Ablage machen. Wir wollen den Mutlosen Hoffnung geben, dass auch sie das Thema Ablage bewältigen können und ein glücklicheres Leben führen können.
a) Was bedeutet Ablage nach Lebensbereichen?
Übliche Ablagestrukturen sortieren häufig die Ordner nach Themenbereichen, wie Versicherungen, Banken, Renten, Stromversorger, Energieversorger, Internet und Telefonie.
Eine solche Ablage ist nach unserer Einschätzung zu stark an Vertragskategorien orientiert und lässt viele andere Bereiche, in denen Ablage relevant ist, als Anhängsel erscheinen. Zu nennen sind Gesundheit, Arbeit, Hobbies, Vereine, Ausweise, Steuern, Vermögen und Schulden.
Es erscheint sinnvoller, die Ablage eher nach Bereiche einzuteilen, die unser Leben bestimmen. Diese Einteilung erlaubt uns, mühelos die Dokumentation zuzuordnen und nachhaltig abzulegen.
b) Vorgeschlagene Lebensbereiche
Wir möchten für die Gliederung der Ablage folgende Lebensbereiche vorschlagen:
- Status
- Gesundheit
- Wohnen
- Arbeit, Ausbildung, Schule, Kindergarten
- Mobilität
- Finanzen
- Verträge mit Dritten
- Freunde, Hobbies, Urlaub
- Laufende Angelegenheiten
c) Zuordnung von Dokumenten zu Lebensbereichen
Jedem Lebensbereich können Dokumente zugeordnet werden. Beispielsweise gehören Ausweise, Geburtsurkunden, Eheverträge, Aufenthaltsgenehmigungen zu dem Lebensbereich Status.
Zu dem Lebensbereich Gesundheit gehören etwa die Krankendokumentation, medizinische Gutachten, Röntgenbilder, etc.
Im Bereich Mobilität sind die Unterlagen zum Auto, inklusive der Autoversicherung oder auch der Leasingvertrag für das Auto, der Kaufvertrag für das Moped abzulegen.
Im Bereich Finanzen sind die Dokumentation zu Vermögenswerten und zu Schulden abzulegen, aber auch die Dokumentation der finanziellen Absicherung im Alter.
Verträge mit Dritten sind dann die ganzen Verträge, die wir mit Dienstleistern und Verkäufern abschließen. Relevant sind hier i.d.R. nur Verträge, für die eine Garantie besteht oder die gekündigt werden müssen.
Laufende Angelegenheiten kann alles möglich sein, wie beispielsweise die Gründung eines Vereins.
Das Gute an Worklean ist, dass unmittelbar neben dem Titel eines Ordners für einen Lebensbereich Platz für Annotationen (Anmerkungen) ist. Hier kann man alle Begriffe aufführen, die zu diesem Lebensbereich gehören. Wenn Du auf Annotationen klickst, kannst Du dich vergewissern, dass ein Dokument, das Du diesem Bereich zuordnen möchtest, auch wirklich zu diesem Bereich gehört.
d) Ablage Privates auf Worklean
Du kannst gerne unsere Vorlage für die Ablage von Privatunterlagen Privates kennen lernen. Registriere dich dazu hier. Lege deinen Arbeitsraum an und lege anschließend dein erstes Projekt mit dem Titel Ablage an und rufe die Vorlage Privates auf. Du kannst jetzt die Ablage in Worklean kostenfrei und unverbindlich testen. Bei Fragen kannst du uns gerne unter support@worklean.com ansprechen. Wir freuen uns auf dich.
3. Was erwartet dich in Teil 2?
Wir hoffen, dass wir dich für das Thema Ablage sensibilisiert haben. Teil 2 erscheint in der kommenden Woche (KW 25). In Teil 2 gehen wir weiter auf die Zuordnung von Dokumenten zu Lebensbereichen ein. Zudem geben wir dir eine Liste mit wichtigen Hinweisen für eine gute Ablage. Bis dahin wünschen wir eine gute Zeit.
Dein Worklean Team
