Vereine führen mit geleiteten Projekten

Viele von uns sind in Vereinen organisiert. Weit weniger, aber immer noch viele, organisieren und führen Vereine. Wer einen Verein gründet und führt, ist mit vielen rechtlichen Fragen und Organisationsfragen beschäftigt, um den Verein im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und den Satzungsvorgaben zu führen. Diese Aufgaben werden regelmäßig als lästig und zeitraubend empfunden. Man möchte sie möglichst schnell erledigen, um Zeit zu haben, den Vereinszweck mit Leben zu erfüllen.

Nutze geleitete Projekte

Wir empfehlen, die wesentlichen Abläufe im Verein, wie Mitgliederversammlung, Vorstandssitzung, Satzungsänderung, Vorstandswahl, Mitgliederbeitritte mit unseren geleiteten Projekten zu organisieren. Jedes geleitete Projekt dient der effizienten Vereinsführung, sei es die Gründung, die Mitgliederversammlung, der Mitgliederbeitritt, die Vorstandswahl, die Satzungsänderung oder die Verwaltung des Vereins. Vorlage unterstützt den Vorstand dabei, die Aufgabe effizient und kundig zu erledigen.

Beispiel: Vereinsgründung

In unserer Unterseite Produktlinien (https://worklean.org/produktlinien/) erläutern wir die Funktionsweise der geleiteten Projekte anhand des Beispiels Vereinsgründung erläutert:

1. Zunächst richtest Du das Projekt Vereinsgründung ein. Du legst einen Projektraum an lädst das geleite Projekt Verein 002 – Gründung aus der Vorlagenbibliothek hoch und Personen in den Projektraum ein.
2. Jetzt öffnest Du im geleiteten Projekt die Checkliste und klärst inhaltliche, rechtliche und organisatorische Fragen zur Vereinsgründung. Du bereitest die Einladung zur Gründungsversammlung, das Gründungsprotokoll und die Gründungssatzung auf der Grundlage der Muster im geleiteten Projekt vor. Anschließend legst du die Entwürfe der Gründungsdokumente dem zuständigen Finanzamt vor, um die Anerkennung der Gemeinnützigkeit abzustimmen. Schließlich verteilst Du die Einladung zur Gründungsversammlung an die Gründungsmitglieder.
3. Im dritten Schritt des Prozesses wird die Gründungsversammlung durchgeführt. Dazu können sich die Gründungsmitglieder physisch treffen oder auch in einer Videokonferenz. Worklean stellt über QuickMeet ein Tool für die Videokonferenz zur Verfügung. Nach der Durchführung der Versammlung unterzeichnen die Gründungsmitglieder das Gründungsprotokoll. Mit dem Gründungsprotokoll geht der gewählte Vorstand zu einem Notar und lässt dort seine Unterschriften unter der Anmeldung zum Vereinsregister beglaubigen. Anschließend wird die Anmeldung mit Gründungsprotokoll zum Vereinsregister angemeldet, um den eingetragenen Verein zu gründen.
4. In der vierten Phase wird das Projekt aufgeräumt. Dazu überträgst du die Gründungsdokumente, die Anmeldung und den Vereinsregisterauszug in eine Verwaltungsstruktur, wie sie in unserem geleiteten Projekt Verein 001 – Mein Verein zur Verfügung gestellt wird. Beispielsweise legst du die Gründungsdokumente im Ordner 001 Grundlagen Basisdokumente Webseite der Vorlage ab. Nach getaner Arbeit löscht du das Projekt „Vereinsgründung“.

Vereinsverwaltung und laufende Projekte

Die Ablagestruktur Verein 001 – Mein Verein, die du gerne in den Namen Deines Vereines umbenennen kannst, ist künftig die Basis für die Ablage aller Vereinsdokumente.

Für laufende Projekte, wie beispielsweise Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen, Vereinsbeitritte oder Austritte kannst Du einen eigenen Ordner in Verein 001 -Mein Verein anlegen, z.B. 010 Laufende Projekte oder jeweils ein neues Projekt einrichten und dann nach Beendigung die relevante Dokumentation an der richtigen Stelle in der Ablagestruktur Verein 001 – Mein Verein ablegen; im Falle der Mitgliederversammlung wäre das der Ordner 003 Mitgliederversammlungen. Nach Übertragung der Dokumentation aus einem laufenden Projekt in Verein 001 – Mein Verein löscht du das jeweilige Projekt. So ist der Verein immer aufgeräumt.

Fazit: Vereinsführung macht Spaß

Mit unseren geleiteten Projekten gelingt es dir, die rechtlichen Anforderungen des Vereins effizient zu meistern und die Strukturen und die Dokumentation des Verein überschaubar zu halten. So macht Führung Spaß und es bleibt Zeit, den Zweck des Vereins mit Leben zu füllen.